RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES
La personne titulaire du poste effectue un ensemble de travaux techniques à caractère administratif touchant particulièrement les processus administratifs du registrariat et de l’organisation scolaire. Cette personne effectue diverses tâches techniques afin de prévoir et d’assurer les services fonctionnels nécessaires à la bonne conduite du service.
QUELQUES ATTRIBUTIONS
- Effectue des opérations techniques reliées à la gestion du dossier de l’étudiante ou l’étudiant de l’admission à la sanction, conformément aux règlements institutionnels et ministériels.
- Participe au paramétrage et à l'administration des plateformes de gestion pédagogique en fonction du calendrier opérationnel, des processus du registrariat et des règlements en vigueur.
- Élabore, mettre à jour et documente les procédures, processus administratifs relevant de son secteur d'activités.
- Effectue le traitement, la validation et le suivi des dossiers administratifs et académiques des étudiantes et étudiants, en assurant l'intégrité et la conformité des données;
- Produire, compiler, vérifier et mettre à jour les données, statistiques, rapports et documents administratifs nécessaires aux opérations du service ;
- Prépare, vérifie et transmets les données et les statuts des étudiantes et étudiants auprès des ministères, des organismes gouvernementaux, des ordres professionnels et des autres partenaires concernés.
- Effectue des vérifications de clientèle (transmission des inscriptions aux cours et aux différents programmes) et effectuer les corrections lorsque nécessaire ;
- Traite les sanctions et s’assure du suivi auprès des différences instances concernées ;
- Apporte un soutien aux opérations de transmissions
- Utilise les différents outils technologiques et systèmes d'information requis pour la réalisation de ses fonctions.
- Accomplit toute autre tâche contribuant à la réalisation de la mission du Service du registrariat et de l'organisation scolaire.
- Informe les différentes clientèles sur les services et ressources du Collège et les orienter vers les ressources appropriées.
- Recherche et recueille les renseignements nécessaires à la préparation des correspondances ou de rapports
Qualifications
- Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques administratives ou un diplôme ou une attestation d’études dont l'équivalence est reconnue par l’autorité compétente
PROFIL RECHERCHÉ
- Bonne maîtrise des logiciels d’utilisation courante tels que Word niveau 2 et Excel niveau 2 (validées au moyen d’un test).
- Excellente maîtrise de la langue française (validée au moyen d’un test).
- La maitrise du logiciel de gestion pédagogique CLARA, et des systèmes Socrate, Sysec et SRAM sera considérée comme un atout important;
- Être reconnue ou reconnu pour sa créativité et ses grandes habiletés de communication
- Avoir de bonnes aptitudes techniques
- Capacité à traiter des données selon les méthodes et procédures de nature complexe
- Habileté à fournir un service à la clientèle de qualité
- Faire preuve de jugement dans la résolution de problèmes administratifs inhérents à sa fonction
- Faire preuve d’un esprit d’entraide facilitant le travail d’équipe
LES CONDITIONS
Horaire : de 8 h 30 à 16 h 30, du lundi au vendredi, selon les horaires des personnes étudiantes
Gestionnaire : Stéphane Lévesque
Entrée en fonction : à la fin du processus de sélection
Lieu de travail : Pavillon Ignace- Bourget
