À propos de nous
SIMAC, filiale du Groupe SGM, est un entrepreneur spécialisé en électrotechnique qui œuvre dans les secteurs industriel et commercial à travers tout le Québec. Nous nous distinguons par notre équipe composée de techniciens en électrodynamique et d'ingénieurs en électricité. Grâce à un large éventail d'instruments et de technologies avancées, SIMAC Électrotechnique est en mesure d'offrir une gamme étendue de services (essais, entretien, réparation, modification et remise à neuf d'équipements électriques de basse, moyenne et haute tension), répondant ainsi aux besoins les plus complexes de nos clients.
Nous sommes une petite équipe soudée où la collaboration et l'entraide sont au cœur de notre quotidien. Nous croyons que la force de notre groupe repose sur des relations solides et un environnement de travail harmonieux, où chacun contribue au succès collectif.
Ce rôle au quotidien
- Assister les ingénieur·e·s et les technicien·ne·s dans la préparation et la correction de rapports d’essais, de soumissions, ainsi que dans la traduction de divers documents.
- Effectuer des tâches variées de soutien administratif, telles que la saisie de données, la gestion des commandes, la réception des appels et des courriels.
- Convertir les documents en format PDF et les transmettre aux client·e·s en respectant les délais établis.
- Participer à la gestion et à l’archivage
des dossiers, en assurant le maintien d’un système de classement efficace.
- Participer à l'amélioration continue des processus en place.
Tâches et responsabilités :
1. Assister les ingénieurs, les
techniciens et l’assistant aux services techniques dans la préparation des
rapports de tests et des soumissions ;
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- Réviser la langue, la cohérence et la mise en page des rapports et
des soumissions, et signaler les informations manquantes au responsable
;
- Préparer les rapports d’essais, obtenir l’approbation du chargé de
dossier et les transmettre aux clients uniquement après approbation ;
- Assurer un suivi proactif des soumissions, des rapports, des
échéances et des demandes des clients, et effectuer les relances
nécessaires.
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2. Coordonner les
tâches administratives du département et assurer la continuité du service ;
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- Préparer les bons de commande et en effectuer le suivi ;
- Réceptionner les marchandises et assurer le suivi documentaire ;
- Surveiller la boîte courriel partagée, traiter ou acheminer les
demandes et veiller à leur prise en charge lorsque les ressources sont
en chantier ;
- Maintenir les documents et les dossiers à jour, selon une méthode de
classement structurée.
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3. Assurer une gestion
rigoureuse des dossiers et contribuer à l’amélioration continue ;
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- Archiver les dossiers de projet après vérification et approbation du
responsable ;
- Repérer les tâches répétitives, proposer des solutions et participer
à leur numérisation ou à leur automatisation ;
- Exploiter les outils numériques et d’IA autorisés (rédaction,
synthèse, modèles), en vérifiant les résultats et en protégeant les
données confidentielles ;
- Documenter et partager les améliorations retenues pour faciliter
leur utilisation par l’équipe ;
- Effectuer toute autre tâche connexe (ex. : impression de plans et
devis).
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Profil
Formation et expérience
- Formation : DEC
en administration ou expérience pertinente équivalente ;
Expérience : au
moins 5 ans dans des fonctions similaires ; - Bonne maîtrise
de Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, SharePoint) et aisance démontrée
avec les outils d’IA générative ;
- Capacité à
apprendre rapidement de nouveaux outils et à vérifier de façon critique
les résultats produits par l’IA ;
- Excellente
maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit ;
- Bonne connaissance
de l’anglais.
Aptitudes et qualités
- Faire preuve de
précision, de professionnalisme, de rigueur et de bon jugement ;
- Prendre des
initiatives et mener ses dossiers à terme sans attendre des consignes
détaillées;
- Analyser les
problèmes, chercher des solutions et proposer des actions concrètes ;
- Organiser ses
priorités et respecter les délais, même en période de forte activité ;
- Contribuer à une
dynamique d’équipe positive par l’entraide, le respect et une
communication constructive ;
- Faire preuve de
curiosité, d’ouverture au changement et d’un intérêt réel pour
l’amélioration continue ;
- Développer des
procédures et des outils de suivi simples, efficaces et faciles à adopter
;
- Savoir solliciter une validation lorsque la
situation dépasse son champ de responsabilité.
Informations contractuelles
Conditions générales d'emploi
Le salaire sur base horaire sera établi selon les critères stricts de l'équité salariale.
Les avantages sociaux sont concurrentiels.
- Poste permanent et à temps plein (40 heures / semaine);
- Présence au bureau entre 8h00 et 16h30 (30 min pour diner);
- Vacances (selon la politique interne);
- Programme d'assurance collective complet;
- Fonds de pension (RPDB/REER);
- Stationnement sur place;
- Tenue décontractée.
